Bezpieczeństwo dokumentów to pojęcie dość szerokie. Może ono dotyczyć konieczności zabezpieczenia dokumentów przed ich fizyczną utratą, a także konieczności zabezpieczenia ich przez ewentualna kradzieżą. Dlatego też wiele przedsiębiorstw stosuje politykę bezpieczeństwa czyli założenia przyjęte w firmie dotyczące zabezpieczenia informacji.Dokumenty przechowywane w firmach występują zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Zagrożenia dotyczące tych dwóch form są różne.

DOKUMENTACJA PAPIEROWA

Jeżeli chodzi o dokumenty papierowe to znacznie trudniej jest je bezpiecznie przechowywać, powielać czy transportować, ponieważ są nieodporne na zalanie, ogień a oryginał dokumentu papierowego jest tylko jeden. Obowiązek przechowywania dokumentów papierowych najczęściej narzucony jest wymogami prawa czy ustaw, te same przepisy często określają warunki przechowywania tych dokumentów. Firmy w bardzo różny sposób radzą sobie z zabezpieczaniem tego typu dokumentów. Zależy to od wielkości przedsiebiorstwa, rodzaju działalności, lokalizacji i możliwości lokalowych. Najczęściej obowiązuje zasada korzystania w bieżącej działalności wyłącznie z aktualnych dokumentów, reszta przekazywana jest po zewidencjonowaniu do archiwum. Archiwum może być zlokalizowane na terenie siedziby firmy, w specjalnie przygotowanych i zabezpieczonych pomieszczeniach lub w zewnętrznych firmach świadczących usługi archiwizowania dokumentów.

DOKUMENTACJA ELEKTRONICZNA

Z kolei  dokumenty elektroniczne jest dużo łatwiej i bezpieczniej przechowywać czy powielać, a co ważne zajmują mniej miejsca niż te w wersji papierowej.. Wystarczy z właściwą częstotliwością wykonać odpowiednią ilość kopii i przechowywać je w różnych, oddalonych od siebie, odpowiednio zabezpieczonych miejscach, aby zabezpieczyć się skutecznie przed ich utratą. Dużo trudniej zabezpieczyć się przed ewentualną kradzieżą danych handlowych czy osobowych pracowników i klientów. W bieżącej działalności firmy korzystają głownie z dokumentów w formie elektronicznej oraz z ich skanowanych kopii. Od momentu wprowadzenia dokumentu papierowego do firmowego systemu elektronicznego, ich papierowy odpowiednik praktycznie przestaje być potrzebny w bieżącej działalności. Od tego momentu dokumenty elektroniczne dostępne są w lokalnych sieciach komputerowych firm, czasem w przenośnych komputerach pracowników, dyskach zewnętrznych czy też przesyłane są przez sieć internetową itd. Bardzo często dane handlowe zawarte w dokumentach handlowych są kapitałem firmy, dlatego też powinny być bezwzględnie chronione, podobnie jak powinny być chronione dane osobowe kontrahentów czy pracowników. Aby zapewnić jak największe bezpieczeństwo danych firmowych, każde przedsiębiorstwo powinno wprowadzić system zapewniający bezpieczeństwo i poufność tych danych oraz ściśle go przestrzegać. Polecamy:
netto brutto kalkulator
Katalog stron