W Polsce podstawowym dokumentem, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży-zakupu jest faktura. Powinna być ona zgodna z obowiązującymi przepisami i tym samym zawierać dane wymagane w ustawie o VAT. Faktura powinna jednoznacznie wskazywać, kiedy powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy oraz jednoznacznie wskazywać przedmiot transakcji. W związku z czym warto postawić na dobry program do fakturowania online! Sprawdźmy czy system wfirma.pl w pakiecie do fakturowania spełni nasze wymogi!

Program do fakturowania - co od niego wymagamy?

Wygodne i mobilne rozwiązanie to podstawa. System na którym się pracuje musi być przede wszystkim:

  • wygodny,
  • intuicyjny,
  • dopracowany wizualnie (aby oczy się nie męczyły),
  • zgodny z przepisami,
  • prosty w obsłudze.

Powyższe cechy są niezbędne aby na co dzień pracować na systemie.W przypadku zmożonej ilości sprzedaży nie można sobie pozwolić aby program utrudniał nam pracę zamiast jej ułatwiać. 

Dodatkowo system powinien być zgodny z bieżącymi przepisami tj. dostawca oprogramowania powinien zapewnić aktualizacje (najlepiej w cenie pakietu), które zapewnią aktualność prawną programu. W systemie wfirma.pl aktualizacje są bezpłatne i zawsze na bieżąco ze zmianami podatkowymi. Drugim ważnym aspektem jest dbanie o ochronę danych osobowych - czyli czy spełnia wymogi RODO oraz czy zapewnione jest bezpieczeństwo danych firmy (np. za pomocą dwuetapowego logowania czy posiadania serwerów w kilku data center).

Program do fakturowania oferowany przez wfirma.pl spełnia wszystkie wyżej wymogi.

Program do fakturowania - jakie dodatkowe funkcje powinien posiadać?

Oprócz podstawowych funkcji dotyczących samego fakturowania warto postawić na program, który posiada dodatkowe funkcje pomocne w codziennej prac. Należą do nich m.in. budowa katalogu kontrahentów, katalogu towarów i usług z domyślnymi cenami, pobieranie danych kontrahenta z GUS oraz jego weryfikacja, a także automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych.

Katalog towarów i usług

W przypadku sprzedaży tych samych towarów oraz usług znacznym ułatwieniem jest tworzenie indywidualnego katalogu towarów i usług. Posiadanie katalogu pozwala na zautomatyzowanie wystawiania faktur dzięki temu, że nie trzeba ręcznie za każdym razem wpisywać pełnej nazwy towaru, jego ceny, jednostki miary czy stawki VAT. Wystawianie faktury powinno również w tle generować zmianę stanu magazynowego produktów. Dzięki temu możemy szybko sprawdzić czy nasze zapasy towarów są wystarczające do obsłużenia kolejnych zamówień i tym samym zapewnić ciągłość funkcjonowania firmy.

W systemie wfirma.pl w katalogu produktów wystarczy tylko raz wprowadzić produkt/usługę i podczas wyboru pozycji z katalogu automatycznie podpowiedzą się zdefiniowane dane. Jeśli włączony jest skutek magazynowy towar zejdzie nam ze stanów, dzięki czemu możemy kontrolować ilość posiadanych produktów.

Dane kontrahentów

Ważną funkcją każdego programu do fakturowania jest jego integracja z GUS. Bardzo ważna jest oszczędność czasu we wprowadzaniu danych nabywcy. W związku z czym warto postawić na program który zaciąga dane nabywcy od razu z GUS tylko na podstawie numeru NIP. Ponadto istotne jest aby system umożliwiał prowadzenie CRM czyli na zapisywanie kontrahentów i prowadzenie ich katalogów umożliwiając dodawanie dodatkowych informacji np.:

  • przypisanie indywidualnego rabatu,
  • wprowadzanie osób kontaktowych,
  • danych do kontaktu - numer telefonu, email,
  • numeru rachunku bankowego nabywcy 

Tego typu funkcje zapewniają mnóstwo oszczędności czasu. 

Weryfikowanie kontrahentów

Dobry i porządnie zaprojektowany program do fakturowania pozwoli szybko prześwietlić kontrahenta pod względem jego wiarygodności. Dzieje się to w tle, podczas wystawiania faktury. Program łączy się z bazą dłużników i giełdą długów i wyświetla informację, czy kontrahent posiada zaciągnięte długi. Dzięki takiemu rozwiązaniu można łatwo zweryfikować czy klient jest wiarygodny i zastosowanie wobec niego kredytu kupieckiego nie skończy się opóźnieniem płatności lub jego całkowitym brakiem.

Ważną funkcją jest integracja z bazą VIES (weryfikacja podatników VAT na terenie UE). Dzięki niej podczas wystawiania faktury na rzecz zagranicznego kontrahenta od razu sprawdzimy czy jest on zarejestrowany jako czynny podatnik VAT UE i tym czy mamy prawo do zastosowania danej stawki VAT - 0% WDT czy "nie podl. UE".

Najlepsze programy do fakturowania powinny posiadać integracje z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi, jak również z białą listą podatników VAT czy VIES.

Ważne!
Dlaczego sprawdzanie kontrahenta we VIES jest tak ważne? Otóż od 2020 roku zaostrzeniu ulegają przepisy dotyczące prawa do zastosowania stawki 0% przy transakcjach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Już teraz aby zastosować stawkę 0% przedsiębiorca musi posiadać dwa różne niesprzeczne dowody na dostarczenie towaru do drugiego. Dodatkowo MF pracuje nad zmianami w przepisach, poprzez które kolejnym warunkiem ma być, to że podczas wystawiania faktury kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT UE. Program do fakturowania powinien wspomagać sprawdzanie nabywcy.

Automatyczne ewidencjonowanie faktur

Rozpoznawanie obowiązku podatkowego to obowiązek sprzedawcy. Ale co jeśli dokonuje za nas to system? Warto zadbać aby program do fakturowania od razu wystawioną fakturę ewidencjonował w ewidencjach podatkowych. Jeśli program samodzielnie ustala obowiązek podatkowy na podstawie wprowadzonych danych to prawidłowo rozpozna moment w którym powinna zostać ujęta faktura na gruncie VAT i PIT. Nie ma zatem obaw, że przeoczymy to zobowiązanie, narażając się na przykre urzędowe konsekwencje.

Program do fakturowania wfirma.pl - podsumowanie

Wyżej opisane funkcje to baza porządnego i profesjonalnego programu do fakturowania online - wszystkie wyżej opisane funkcję system posiada. Więc z całą pewnością możemy rzecz, że jest to niezwykle kompleksowy i warty polecenia program do fakturowania.

Oprócz wyżej wymienionych funkcji system wfirma.pl oferuje:

  • wysyłkę faktur elektroniczne mailem do odbiorcy (bez konieczności ich drukowania),
  • ustawienie funkcji automatycznej wysyłki zaraz po wystawieniu dokumentu,
  • funkcję dołączania do faktur linka do szybkiej płatności
  • funkcję powiadomień o nieuregulowanych płatnościach do faktur, w formie e-mail lub SMS. 

Pomocne są również różne funkcje fakturowania, zaprogramowanie faktur automatycznych lub cyklicznych jeśli świadczone przez nas usługi są powtarzalne. Możliwe jest również tworzenie specyfikacji do wydarzeń płatnych związanych z danym kontrahentem oraz zafakturowanie ich zbiorczo na koniec miesiąca. Dodatkowe usługi odnoszą się do analiz wysokości sprzedaży czy przepływów pieniężnych - może to być wiedza niezbędna w płynnym prowadzeniu biznesu.

Dobry program do fakturowania online to narzędzie niezbędne aby zapanować nad jednymi z najistotniejszych dokumentów - fakturami sprzedaży. Dzięki niemu szybko obsłużymy zamówienia, również mobilnie za pomocą smartfona. Do tego zyskamy pewność, że nie zapomnimy o obowiązkach podatkowych.